Was sind die GoBD?
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums (BMF). Sie gelten seit 2015 und wurden zuletzt 2024 aktualisiert. Sie sind kein Gesetz, aber Verstöße können bei einer Betriebsprüfung zur Verwerfung der Buchführung führen.
Gilt für: Alle Unternehmen die IT-gestützte Buchhaltung führen — also auch Hausverwaltungen, Einzelvermieter mit EÜR und WEG-Verwalter.
Die 6 Kernprinzipien der GoBD
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit — jede Buchung muss rückverfolgbar sein
- Vollständigkeit — alle Geschäftsvorfälle müssen erfasst werden
- Richtigkeit — Buchungen müssen den Tatsachen entsprechen
- Rechtzeitigkeit — zeitnahe Erfassung, keine nachträgliche Manipulation
- Ordnung — systematische, strukturierte Ablage
- Unveränderbarkeit — gebuchte Vorgänge dürfen nachträglich nicht gelöscht werden
Das kritischste Kriterium: Unveränderbarkeit (§146 AO)
Das häufigste GoBD-Problem in Hausverwaltungssoftware ist die Möglichkeit, Buchungen nachträglich zu löschen oder zu ändern. Das ist ein direkter Verstoß gegen §146 AO (Ordnungsvorschriften für die Buchführung).
Die GoBD-konforme Lösung: Storno statt Löschen. Fehlerhafte Buchungen werden durch eine Gegenbuchung (Stornobuchung) korrigiert. Beide Buchungen — Original und Storno — bleiben im Journal sichtbar und unveränderbar.
Achtung bei Excel: Excel-Tabellen sind grundsätzlich nicht GoBD-konform, da sie jederzeit änderbar sind ohne Nachweis. Wer seine Hausverwaltungsbuchhaltung in Excel führt, riskiert die Anerkennung durch das Finanzamt.
Aufbewahrungsfristen nach §147 AO
| Unterlagen | Frist |
|---|
| Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Bilanz | 10 Jahre |
| Geschäftsbriefe (Ein- und Ausgang) | 6 Jahre (ab 2025: Übergangsfrist beachten) |
| Mietverträge, Protokolle, Beschlüsse | 10 Jahre (empfohlen) |
| Handwerknerrechnungen, Instandhaltungsbelege | 10 Jahre |
Was muss eine GoBD-unterstützende Hausverwaltungssoftware leisten?
- Buchungs-Lock: Buchungen werden nach 30 Tagen gegen nachträgliche Änderung geschützt
- Storno-Funktion: Korrekturen nur als GoBD-konforme Gegenbuchung
- Audit-Log: Änderungsprotokoll mit Zeitstempel
- Datenspeicherung auf Servern in Deutschland (§146 Abs. 2a AO)
- DATEV-Export für den Steuerberater
- DMS mit revisionssicherer Belegablage
Central Desk GoBD-Engine: Buchungen werden nach 30 Tagen automatisch mit einem 🔒-Badge gesperrt. Löschversuche werden in einen Storno-Dialog umgeleitet. Alle Änderungen werden in einem Audit-Log in Supabase protokolliert. DATEV-Export in allen Modulen verfügbar.
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